CASE STUDY

Hero tag

Raportointipinon uudelleen rakentaminen kasvuvaiheen SaaS-palvelua varten

Kuinka muutimme pirstaloituneesta datasta yhtenäisen kasvumoottorin, johon johto todella luottaa.

Rooli

Kasvun osittaisjohtaja

Laajuus

14 hengen tiimi

Kesto

10 viikkoa

Konteksti

Suomalainen B2B SaaS -yritys

Ota yhteyttä

Cover caption under the cover image

"The CEO was making growth decisions based on vibes—because the data was scattered across 5 tools and nobody trusted any of it."

We built a single source of truth in 12 weeks that changed how the entire company thinks about growth.

01YHTEENVETO

Yhdellä silmäyksellä

Missä oltiin

Kun aloitimme, myynnin kokonaiskuva eli useissa taulukoissa, Slack-ketjuissa ja yksittäisten myyjien omissa tavoissa kirjata tekemistä. Putken vaiheet eivät olleet yhteismitallisia: “liidi”, “demo” ja “tarjous” tarkoittivat eri ihmisille eri asioita. Hallitus sai kuukausittain koonnin, mutta luvut rakennettiin käsin ja niitä kyseenalaistettiin säännöllisesti. Tiimi teki töitä paljon, mutta ei pystynyt sanomaan luotettavasti, mistä kasvu syntyy ja missä se vuotaa.

Rajoitteet

—Pieni tiimi
—Rajoitettu budjetti
—Lakisäännökset

Mikä oli pelissä

Yritys oli siirtymässä seuraavaan kasvuvaiheeseen ja tarvitsi uskottavan, numeroihin perustuvan tarinan: miten pipeline oikeasti toimii, paljonko siitä voidaan realistisesti muuttaa ARR:ksi ja mitä pullonkauloja kannattaa korjata ensin. Ilman yhteistä putkimallia ja luotettavaa raportointia päätökset jäivät oletusten varaan, myynti priorisoi väärin ja hallituksen luottamus lukuihin heikkeni.

Raportointi koottiin käsin ja vei aikaa — mutta siitä huolimatta luvut eivät olleet “yhteinen totuus”.
Myyntitiimi ei nähnyt, mitkä demot oikeasti etenevät ja mitkä jäävät roikkumaan.
Markkinointi ei tiennyt, mitkä kanavat tuottavat liidejä, jotka lopulta johtavat kauppaan.
Hallitus tarvitsi läpinäkyvän näkymän kasvuun, jotta päätökset eivät perustuisi tunnekuvaan.

Case at a glance altti — Figure 1 — Tilannekuva

02LÄHESTYMISTAPA

Miten ratkaisimme tämän

VAIHE 01

Näkyvyys nykyiseen putkeen

Ensin teimme näkyväksi sen, mitä jo tapahtui — ilman että prosessia muutettiin vielä. Rakensimme yhteisen sanaston ja mittaamisen minimisäännöt.

Kävimme myyjien kanssa läpi, miten liidit syntyvät ja missä kohtaa ne katoavat.
Yhdistimme hajallaan olleet lähteet yhdeksi näkymäksi ja sovimme minimikirjauksista.
Määrittelimme yhteiset termit: liidi, demo, tarjous, voitettu ja hävitty.

VAIHE 02

Putken rakenne ja omistajuus

Rakensimme selkeän putkirakenteen, jossa jokainen vaihe tarkoittaa samaa kaikille ja omistajuudet ovat selkeät.

Mallinsimme putken vaiheet CRM:ään ja määrittelimme “exit-kriteerit” jokaiselle vaiheelle.
Poistimme turhat väliportaat, jotta sekä arki että board-raportointi pysyvät selkeinä.
Sovimme, kuka tekee mitä: kirjaaminen, seuraavat askeleet ja vastuut jokaisessa vaiheessa.

VAIHE 03

Dashboard tiimille ja hallitukselle

Rakensimme yhden näkymän, joka vastaa sekä viikkopalaverien että hallituksen keskeisiin kysymyksiin — ilman käsityötä.

Valitsimme 5–6 mittaria, jotka kertovat tärkeimmän tarinan kasvusta ja terveydestä.
Rakensimme selkeän näkymän, jota voi käyttää sekä tiimin rytmissä että board deckissä.
Automatisoimme datan päivittymisen niin pitkälle kuin järkevää.

VAIHE 04

Segmentointi ja demojen fokus

Kun perusnäkyvyys oli kunnossa, fokusoimme myyntiä kahteen segmenttiin, joissa konversio ja maksuhalukkuus olivat selvästi vahvimmat.

Analysoimme viimeisen 12 kk kaupat ja tunnistimme kaksi kannattavinta asiakasryhmää.
Päivitimme demo-rungon vastaamaan näiden ostajien konkreettisia kysymyksiä ja vastaväitteitä.
Ohjasimme myyntiä ja markkinointia priorisoimaan kalenterit ensisijaisesti näihin segmentteihin.

Approachin allttiteksti — Figure 2 — Prosessi / rakenne

03TULOKSET

Mitä muuttui

Kolmen kuukauden aikana demoista kauppoihin etenevien tapaamisten osuus nousi 19 %:sta 31 %:iin. Samalla raportoinnin valmisteluun käytetty aika putosi noin kahdesta työpäivästä pariin tuntiin kuukaudessa, koska luvut päivittyivät yhden näkymän kautta.Hallituksessa dashboardista tuli vakio-osa board deckiä, ja keskustelu siirtyi “ovatko luvut oikein?” → “mitä teemme seuraavaksi?”. Myyntitiimissä muutos näkyi arjessa selkeytenä: kaikki tiesivät, mitä vaihe tarkoittaa, mitä seuraavaksi tehdään ja mitkä demot ovat oikeasti lupaavia.

VAIKUTUSMITTARIT

+21%

Enemmän kauppaa

-80%

Raportoinnin valmisteluaika

3kk

Aika ensimmäisiin hyötyihin

KONKREETTISESTI

+20% jotain 1
+30% jotain 2
+10% jotain 3

Resultsin altti — Figure 3 — Payoff / ennen–jälkeen

04MALLI

Miksi tämä tapaus on tärkeä

Monessa kasvavassa B2B SaaS -yrityksessä ongelma ei ole liidimäärä, vaan se, ettei kukaan pysty kertomaan luotettavasti, mikä oikeasti johtaa kauppaan. Tässä casessa tärkeintä ei ollut dashboard itsessään, vaan yhteinen kieli ja rytmi myynnin, markkinoinnin ja johdon välille. Kun pipeline on yhteismitallinen ja fokusoitu, myös parannukset ovat “korkean vipuvaikutuksen” tekemistä: pienet muutokset demotarinaan, segmentointiin ja priorisointiin näkyvät nopeasti tuloksissa.

05JUURRUTUS

Miten muutos juurrutettiin

Emme tuoneet kerralla raskasta uutta järjestelmää, vaan rakensimme näkyvyyden olemassa olevien työkalujen päälle. Sovimme minimitason kirjaamiselle ja perustelimme sen myyjille käytännön hyödyn kautta: paremmat prioriteetit, vähemmän turhaa seurantaa ja helpompi valmistautuminen palavereihin. Ensimmäisten viikkojen aikana seurasimme yhdessä, missä kirjaaminen takkuilee, ja teimme pieniä korjauksia sekä putkivaiheisiin että raportointiin. Näin malli tuntui omalta eikä ulkoa pakotetulta — ja se jäi käyttöön.

06TUNNISTAMINEN

Tuntuuko tämä tutulta?

Seuraatte myyntiä useasta taulukosta, eikä mikään niistä tunnu “oikealta totuudelta”.
Hallitus kyseenalaistaa luvut tai pyytää joka kuukausi lisää selvityksiä.
Demoja on paljon, mutta ette tiedä tarkasti, mikä osa niistä johtaa tarjoukseen tai kauppaan.
Markkinointi ei näe, mitkä kanavat tuottavat kaupaksi asti eteneviä liidejä.

SEURAAVA ASKEL

Valmiina rakentamaan selkeyttä kasvumoottoriin?

Jos tämä kuulostaa teidän tilanteelta, voin auttaa rakentamaan vastaavan selkeän putkimallin ja raportoinnin — niin että tiimi näkee mitä tapahtuu ja päätökset perustuvat yhteiseen totuuteen. Lähetä lyhyt kuvaus nykyisestä tilanteesta, niin katsotaan yhdessä, mikä olisi teille järkevin seuraava askel.

Ota yhteyttä Takaisin kaikkiin töihin